E-posten är ett av våra viktigaste arbetsverktyg, som rätt använt sparar tid och förenklar både arbete och fritid. Jag tror att e-posten behöver lite kärlek för att inte drunkna i spam och missriktade arbetsmejl.

E-posten har trots spam och bristande översiktlighet, fortsatt att vara vår populäraste internetapplikation. Många har försökt modernisera e-posten utan att lyckas.

Nästan alla internetanvändare (97 procent) använder internet och 68 procent gör det dagligen, enligt rapporten Svenskarna och Internet 2018. Och välskrivna nyhetsbrev är fortfarande en mycket effektiv marknadsföringskanal.

Trots oändligt med spam, ständiga fishingattacker och trista reklamutskick, fortsätter nästan alla internetanvändare att skicka och ta emot mejl. Enkelheten och möjligheten till icke-påträngande direktkommunikation utan krav på medlemskap och registreringar, gör att e-posten verkar överleva alla nya kommunikationsappar, utan någon synlig nedgång i användandet.

Under en lycklig period använde jag kommunikationstjänsten Slack i mitt arbete, men medlemmar i Slack-gruppen slutade att svara. Jag tvingades överge ett helt överlägset kommunikationsverktyg, eftersom inte alla orkade kommunicera i flera kanaler.

Vi kommer att fortsätta använda e-posten under överskådlig framtid. Därför är ett rationellt och sunt användande av e-post ett enkelt sätt att öka produktiviteten. För att hålla vår kära e-post livskraftig borde vi alla:

  • Kontrollera e-posten vid några utvalda tidpunkter per dag för att inte fastna inkorgen.
  • Undvika att skicka kopior av e-post i tid och otid om ett mejl inte direkt berör en mottagare av en kopia.
  • Lägga tid på bra konkreta ämnesrader som beskriver innehållet korrekt.
  • Inte svara på gamla mejl för att ta upp nya ämnen – vilket gör inkorgen närmast omöjlig att hitta i.
  • Avregistrera dig på nyhetsbrev som inte längre intresserar dig.
  • Framförallt – använd inte e-posten bara för att det är enkelt. Skicka bara mejl med ett vettigt syfte.

Samtidigt borde artificiell intelligens kunna göra under i en inkorg, genom att avgöra vad som är intressant och sådant som kan arkiveras direkt. Framförallt behöver vi nya sätt att organisera gamla mejl för att kunna hitta dem när vi behöver dem. Jag gillar utan tvekan Gmails nya funktion att snooza mejl för att de ska dyka upp senare.

Det är dags att återerövra inkorgen.