E-post är den mest använda internetfunktionen, men kanske också den mest problematiska.

Standarden för föregångaren till dagens e-post är fyrtio år gammal. E-postens enkelhet och effektivitet har gjort den till den populäraste funktionen på internet. Med smartmobilerna har vi dessutom fått mejlen med oss överallt.

Det är också enkelheten som är fröet till e-postens undergång. Tröskeln för att skicka ett mejl till en kollega, chef, leverantör eller kund är i det närmaste obefintlig. Att sedan lägga till några extra medarbetare för att ”hålla fler informerade” är ännu enklare.

Resultatet är att våra mejlboxar fylls upp med meningslösa rundmejl, reklam som vi aldrig beställt, aviseringar från alla tjänster du någon gång anslutit dig till, som blandas med affärskritiska mejl.

Jag har sett kollegor malas ner av inboxens hänsynslösa inflöde. Att arbeta sig igenom mailboxen kan konsumera all arbetstid och fritid. Många beklagar sig över hur mycket tid mejlen konsumerar, men få verkar vara beredda att göra något åt det.

Till att börja med tycker jag att vi alltid ska fråga oss om det mejl vi planerar att skicka verkligen är nödvändigt. Ännu bättre är att ifrågasätta om fler än den aktuella mottagaren verkligen behöver CC:as. Ibland är kanske ett snabbt möte över en kaffekopp eller ett telefonsamtal både trevligare och effektivare än ett mejl.

Sedan ifrågasätter jag om det är nödvändigt att svara på alla mejl. Själv får jag en ström av mejl från gymnasie- och högskolestudenter som vill ha svar på ett tiotal frågor om e-handel med uppmaningen att jag ska svara fylligt. Men jag tycker att de ska skriva sina egna uppsatser.

Många mejl är gruppmejl som handlar om barnens skolor och fritidsverksamheter. Här samsas både det bästa och sämsta med mejl. Å ena sidan ett effektivt verktyg att kommunicera kring ett gemensamt intresse å andra sidan många onödiga svar som är resultatet av att många tror att det är nödvändigt att alltid svara alla som är mottagare till ett gruppmejl.

Men samtidigt är mejl ofta den första kontakten på lönsamma uppdrag – då svarar jag alltid på telefon för att få en bättre känsla för vad den potentiella uppdragsgivaren vill.
Trots att mejlen berör oss alla finns det få vettiga webbtjänster för att förenkla vanlig mejlkommunikation.

Google Gmail är dock vida överlägset många mejlklienter som Outlook och Lotus Mail. Fördelen med Gmail är deras mycket effektiva spamfilter, samt att mejlen delas upp mellan vanliga mejl, aviseringar från sociala tjänster och reklamutskick. Det är inga problem att koppla din företagsadress som urban@miguru.se till Gmail.

Men visst går det att hantera sin e-post med tydliga regler.

  1. Var sparsam med att skicka mejl och du kommer också få färre tillbaka.
  2. Radera oviktiga mejl direkt. De flesta kan du radera efter att bara ha läst ärenderaden.
  3. Svara uttömmande och tydligt på viktiga mejl som mottagaren kan agera utifrån, istället för att skicka ytterligare uppföljningsmejl till dig.
  4. Stäng av plinget på mobilen och datorn när du får mejl. Värre stressfaktor finns inte.
  5. Svara på mejl på fasta tydliga tider. Exempelvis en halvtimme på morgonen, en halvtimme efter lunch och ytterligare en kvart innan du går hem.

Lycka till!